Schaalbare retour- en integratieautomatisering bij Schoenberger
Een schaalbare retourarchitectuur met ERP- en carrier-integraties voor internationale e-commerce.
De situatie bij Schoenberger
Bedrijfscontext & groei
Schoenberger Germany Enterprises is een internationale e-commerce speler met een breed netwerk aan webshops, actief in meerdere Europese landen. Naarmate de organisatie groeide, namen ook de order- en retourvolumes fors toe. Retourverwerking en logistieke afhandeling werden daarmee een steeds belangrijker onderdeel van de dagelijkse operatie.
De organisatie werkte met meerdere systemen: een ERP voor orderbeheer, een retourplatform voor klantcommunicatie en diverse vervoerders voor de logistieke afhandeling. Deze systemen functioneerden goed binnen hun eigen domein, maar waren niet direct aan elkaar gekoppeld.
Operationele uitdagingen
Naarmate het retourvolume toenam, werden de beperkingen van de bestaande werkwijzen steeds zichtbaarder:
Losstaande retourafhandeling – Het retourplatform functioneerde los van het ERP, waardoor informatie niet automatisch werd gesynchroniseerd.
Handmatige overdracht – Orderdata moest telkens handmatig worden overgenomen tussen systemen, wat tijd kostte en ruimte liet voor fouten.
Tijdrovende carrier-afstemming – Ophaalafspraken met vervoerders vereisten handmatige coördinatie en follow-up.
Foutgevoeligheid bij groei – Bij toenemende volumes werd het steeds lastiger om de kwaliteit en snelheid te waarborgen.
Kernprobleem: de operatie groeide sneller dan de bestaande werkwijzen konden bijhouden.
Cases binnen deze samenwerking
Deze samenwerking heeft geleid tot twee concrete automatiseringen, elk gericht op een ander operationeel knelpunt:
Navision & Returnless integratie
Koppeling tussen Microsoft Navision en Returnless om retourverwerking ERP-gedreven en schaalbaar te maken.
Context & achtergrond
Schoenberger gebruikte Microsoft Navision als centraal ERP-systeem voor order- en logistieke afhandeling. Naarmate het retourvolume groeide, ontstond de behoefte aan een klantgericht retourplatform voor het gestructureerd aanmelden van retouren.
Returnless werd geselecteerd als retourplatform. Omdat Microsoft Navision een centrale rol speelde binnen de operatie, moest alle order- en retourinformatie uiteindelijk in het ERP samenkomen. Een technische koppeling tussen beide systemen was daarmee een randvoorwaarde om Returnless operationeel te kunnen inzetten.
Uitdaging
Zonder integratie tussen Navision en Returnless was het retourproces niet werkbaar op operationeel niveau. Orderdata was uitsluitend beschikbaar binnen het ERP, waardoor retouraanmeldingen niet automatisch konden worden gekoppeld aan bestaande orders.
RMA's moesten handmatig in Navision worden aangemaakt, wat zorgde voor extra handelingen, foutgevoeligheid en beperkte schaalbaarheid. Bij verdere groei van het retourvolume zou deze werkwijze niet houdbaar zijn.
Oplossing
Er is een maatwerkintegratie gerealiseerd tussen Microsoft Navision en Returnless, met Make.com als centrale integratielaag.
Navision communiceert via SOAP/XML, terwijl Returnless JSON verwacht. De integratie verzorgt de benodigde XML–JSON-transformatie en werkt bidirectioneel. Orders worden automatisch ontsloten vanuit Navision naar Returnless, terwijl retouraanmeldingen in Returnless automatisch worden vertaald naar RMA's in Navision.
Logging en foutafhandeling zijn ingericht om de betrouwbaarheid van de datastromen te waarborgen.
- SOAP-koppeling met Microsoft Navision
- Make.com als centrale integratielaag
- XML–JSON-transformatie
- Bidirectionele datastroom voor orders en RMA's
- Logging en foutafhandeling per integratiestap
Resultaat
Returnless operationeel inzetbaar binnen de retourflow
De integratie vormde de basis om Returnless structureel in te zetten binnen de operatie van Schoenberger.
Naast de ERP-integratie was er een tweede operationeel knelpunt: het automatiseren van pickup-afspraken.
Carrier & pickup automatisering
Geautomatiseerde pickupflow vanuit Returnless voor retouren die ophaling vereisen.
Context & achtergrond
Schoenberger gebruikt Returnless voor het aanmelden van retouren. Voor een deel van deze retouren is een pickup-afspraak met een vervoerder nodig, afhankelijk van product en land.
De gebruiker regelt dit volledig binnen Returnless tijdens de retouraanmelding.
Uitdaging
De pickup-afhandeling moest alleen gelden voor retouren waarbij dit nodig is, werken met meerdere carriers, uniform worden afgehandeld vanuit één flow, en schaalbaar blijven bij groeiend retourvolume.
Oplossing
We hebben een geautomatiseerde pickupflow gerealiseerd waarbij Returnless het startpunt is, Make.com de carrierlogica afhandelt, en pickup-afspraken automatisch worden aangemaakt bij de juiste vervoerder.
- Returnless als startpunt
- Make.com voor carrierlogica
- Automatische pickup-aanmaak bij vervoerder
Resultaat
Pickup-afspraken direct geregeld vanuit Returnless
Samenwerking & werkwijze
Doorlopende optimalisatie met korte iteraties en nauwe afstemming met het operationele team.
Iteratieve uitbreiding
Make.com scenarios werden stap voor stap uitgebreid: eerst de ERP-koppeling stabiel, daarna carrier-integraties toegevoegd. Focus lag altijd op betrouwbaarheid vóór uitbreiding.
Directe afstemming
Nauwe samenwerking met het operations-team zorgt voor korte feedbackloops. Nieuwe integraties worden altijd eerst in sandbox getest voordat ze live gaan.
Betrouwbare logging
Robuuste error handling en logging zorgen voor inzicht in de flows. Bij problemen kan snel worden geanalyseerd en opgelost.
Architectuur
Technische architectuur
De onderstaande architectuur ondersteunt zowel de Navision–Returnless integratie als de geautomatiseerde carrier pick-ups. Make.com fungeert als centrale orkestratie- en integratielaag.
Returnless ⇄ Make.com ⇄ Navision (SOAP): Bidirectionele synchronisatie van orders en RMA's
Make.com → Carriers: DPD PL, UPS PL, Rohlig Suus
XML → JSON transformatie: Protocolvertaling tussen Navision en Returnless
Event-gedreven verwerking: Iedere retour triggert automatisch de relevante flows
Nieuwe carriers of ERP-koppelingen kunnen worden toegevoegd zonder bestaande retourflows te wijzigen.
Wat de klant zegt over de samenwerking
"De koppeling tussen Navision en Returnless loopt stabiel en onze pickup-flow is volledig geautomatiseerd. Arkatech denkt mee, lost snel op en levert wat ze beloven."
Maximilian Reimertz
CEO – Schoenberger Germany Enterprises GmbH & Co. KG
Systemen en platformen laten samenwerken?
We bouwen integraties die aansluiten op jouw situatie.