Geautomatiseerde retourverwerking tussen Logic4 en Returnless
Van retouraanmelding tot creditfactuur en refund, volledig geautomatiseerd via Logic4 en MultiSafepay.
Bedrijfscontext & groei
Gorilla Wear is een internationaal fitness- en sportkledingmerk met een sterke online aanwezigheid. Het merk verkoopt wereldwijd via meerdere webshops en bedient een groeiende klantenbasis in verschillende markten.
Logic4 wordt gebruikt als centraal ERP-systeem voor orderbeheer, voorraad en financiële administratie. Klanten melden retouren aan via Returnless, dat fungeert als klantgerichte retourinterface.
Met het toenemende ordervolume nam ook het aantal retouren toe. Daarmee groeide de behoefte aan een consistente en schaalbare afhandeling van retouren en bijbehorende financiële verwerking.
Operationele uitdagingen
Zonder directe koppeling tussen Returnless, Logic4 en MultiSafepay ontstond frictie in de dagelijkse retourverwerking.
Bij een retourmelding moest orderinformatie handmatig worden opgezocht in Logic4. Creditfacturen werden afzonderlijk aangemaakt en terugbetalingen in MultiSafepay moesten los worden uitgevoerd. Dit maakte het proces tijdrovend en foutgevoelig.
Naarmate het aantal retouren toenam, werd duidelijk dat deze werkwijze niet schaalbaar was en onvoldoende inzicht bood in de status van retouren en refunds.
Kernprobleem: retourverwerking en financiële afhandeling waren versnipperd over meerdere systemen en vereisten handmatige acties.
Oplossing: end-to-end retourintegratie
Er is een maatwerk integratie opgezet die Returnless, Logic4 en MultiSafepay volledig met elkaar verbindt. Retouraanmeldingen starten in Returnless, waarna orderdata wordt opgehaald in Logic4 en de financiële afhandeling inclusief terugbetaling geautomatiseerd verloopt.
Orderdata ophalen
Bij elke retouraanmelding wordt automatisch de bijbehorende orderdata opgehaald uit Logic4. Denk aan klantgegevens, orderregels en betaalinformatie, zodat de retour altijd direct aan de juiste order is gekoppeld.
Creditfacturen aanmaken
Zodra een retour wordt goedgekeurd, wordt automatisch een creditfactuur aangemaakt in Logic4. De regels en bedragen worden correct overgenomen van de oorspronkelijke order, waardoor handmatig werk en afwijkingen worden voorkomen.
Automatische refunds
Na het aanmaken van de creditfactuur wordt de refund automatisch gestart via MultiSafepay. De terugbetaling verloopt zonder handmatige acties, met consistente statusupdates richting het team.
Resultaat: volledig geautomatiseerde retourverwerking
Retouren worden automatisch verwerkt van aanmelding tot terugbetaling
Creditfacturen worden direct en foutloos aangemaakt in Logic4
Refunds via MultiSafePay worden automatisch geïnitieerd
Klantenservice besteedt aanzienlijk minder tijd aan handmatige retourafhandeling
Architectuur
Technische architectuur
Een maatwerk integratie vormt de centrale schakel tussen Returnless, Logic4 en MultiSafepay en orkestreert de volledige retour- en refundflow.
Returnless: Retouraanmelding en klantcommunicatie. Startpunt van iedere retourflow.
Integratieservice: Orkestratie van de volledige flow. Haalt orderdata op, stuurt creditfacturen aan en initieert refunds.
Logic4: Centraal ERP-systeem. Bron voor orderdata en verwerking van creditfacturen.
MultiSafepay: Betalingsverwerking. Ontvangt refund-instructies en voert terugbetalingen uit.
Deze architectuur zorgt voor een volledig geautomatiseerde retourflow zonder handmatige tussenstappen.
Loopt je operatie vast tussen meerdere systemen?
Wij bouwen maatwerkintegraties die ERP, e-commerce, retour- en betaalplatformen naadloos met elkaar verbinden.